¿Qué es la trazabilidad? ¿Para qué sirve?

Según la International Organization of Standardization (ISO), la trazabilidad se compone por ciertos procesos predeterminados que se llevan a cabo para denominar los diferentes lugares y procesos por los que va pasando un producto, desde su origen hacia su destino en la cadena de suministro. Es decir, la trazabilidad es, en definitiva, todos los procesos que un producto recorre desde que es fabricado hasta que es entregado en el lugar que le corresponda. Por tanto, se incluyen los componentes que conforman cada uno de ellos, así como los datos de suministradores y de distribución que pertenezcan a cualquiera de los productos.

¿Cuál es el objetivo de la trazabilidad?

El objetivo que siguen estos procedimientos es el de conocer la dirección y trayecto seguidos por cada artículo, para, de esta manera, saber cuáles son sus componentes y la procedencia de ellos, así como los tratamientos atribuidos al artículos, así como su proceso de distribución que ha seguido. Todas estas acciones son las que, posteriormente, van a posibilitar que optimicemos el producto a través de la información recabada y así poder brindar un producto de más calidad y provecho para el consumidor final. Es decir, conforma procedimientos para mejorar, verificar y asegurar los artículos.

Trazabilidad y Logística

Es un aspecto fundamental en la gestión de las operaciones de transporte, sin embargo, no es un elemento del que todo el mundo disponga o tenga implementado. La mayoría de las grandes o medianas empresas, con actividades o relaciones comerciales dedicadas mayoritariamente al transporte de mercancías por carretera, suelen dedicar la mayoría de su tiempo y recursos en realizar un seguimiento manual de los envíos: Esto no sólo genera retrasos en la gestión, sino que podría originar problemas generados a causa de no disponer fácilmente de información suficiente sobre el estado de estos, lo cual provoca una falta de seguridad en los procesos.

Más del 90% de los operadores logísticos que se dedican de forma habitual al transporte de mercancías por carretera en cortas distancias todavía no disponen de los equipos digitales requeridos para obtener información instantánea en relación a cómo y dónde están las cargas ni para acciones de digitalización de los albaranes de entrega. Esta situación tiene lugar debido a que la cadena de suministro del transporte de mercancías se compone por diferentes figuras, fragmentándose entre los diferentes proveedores de transporte que hacen de mediadores entre la primera fase del envío y la última milla. Dicho factor obviamente obstaculiza el procedimiento de realizar el seguimiento continuo de los envíos durante todo el proceso completo de cadena de suministro.

La saturación actual de nuestro mercado incita a los proveedores a subcontratar sus envíos para obtener ingresos extra, actuando como intermediarios. Este tipo de acciones, en caso de realizarse de forma inadecuada, reducen inevitablemente la calidad del servicio y pueden perjudicar a las compañías que necesitan enviar sus artículos y a los conductores cualificados que quieren realizar los envíos.

De esta manera, a través de la utilización de intermediarios las empresas reducen su poder en este sentido, esto significa, que lo más normal es que pierdan el control sobre sus albaranes de entrega.

De igual manera, contamos con la posibilidad de dividir la trazabilidad del producto en tres grupos fundamentales en la logística de la cadena de suministro:

• Trazabilidad hacia atrás.Consiste en la información e identificación tanto de los productos que llegan a la empresa como del suministrador que la ha proporcionado. El sistema hacia atrás abarca, sobre todo, productos terminados, componentes y materias primas.
• Trazabilidad interna.Se trata del seguimiento realizado a los productos dentro del negocio en lo relativo a todo lo que pueda terminar con cambios en el artículo para el consumidor. Esto también abarca acciones relativas al manejo de los artículos, su composición, la maquinaria que utilizamos, etc.
• Trazabilidad hacia delante.Finalmente, entran los productos que se encuentran listos para su transporte con destino en la dirección proporcionada previamente por el cliente o una vez llegue al punto de venta establecido, por tanto, reúne información relativa a cuál es el producto que ha salido de la empresa y al lugar donde se ha entregado.

Esta práctica resulta muy útil para multitud de sectores, entre los que destacan la industria alimentaria o el sector de la construcción debido a la gran mejora que proporcionan en factores como la producción, la gestión de la calidad, menores costes ante posibles fallos o un servicio optimizado hacia el cliente, entre otros.

El resumen es que todos los miembros que participan en este mercado, ya seamos empresas, transportistas o intermediarios, necesitamos soluciones urgentes para poder hacer un correcto y ágil seguimiento del estado de los envíos sin la obligación de intercambiar un sinfín de llamadas y correos.

Por suerte, gracias a la digitalización y los avances tecnológicos, es posible efectuar un seguimiento en tiempo real de la localización de cada mercancía, desde el lugar de origen hasta el lugar de destino. También es posible mejorar otras operaciones tales como la utilización de huecos libres en los muelles de carga, el orden de los itinerarios y las acciones relativas al inventario y la producción, y demás.

¿Cuáles son los componentes de la trazabilidad?

Entre estos componentes se incluyen:

• Los operadores que generan las bases de datos.
• Los administradores que llevan a cabo este sistema.
• Aquellas empresas encargadas de llevar a cabo la certificación del sistema.
• Los dispositivos de identificación.

Asimismo, existen diferentes acciones a registrar con el objeto de hacer una lista de los artículos que han sido recibidos en el negocio, así como las operaciones realizadas y los productos acabados que salen de la empresa.

Algunos de los datos más importantes, de los cuales se recomienda llevar un registro actualizado es:

• Artículos que se crean.
• Manera de creación de esos productos.
• Momento de creación.
• Materiales que serán el componente principal de los nuevos productos, o sea, las materias primas.

Así, hemos podido comprobar que, para conseguir un correcto seguimiento de cierto producto o mercancía, lo primero será registrar toda la información referente al artículo tanto cuando se fabrica, así como en todas las variaciones que vayan surgiendo con el trascurso del tiempo al encontrarse en continuo movimiento por la cadena de suministro de nuestra empresa. Cabe la posibilidad de que este movimiento se realice de forma normal o en sentido contrario, como el realizado por la logística inversa.

En este sentido, hay un componente dentro de estos procedimientos que resulta de mucha ayuda para ello: el código de barras. Y es que, como es sabido por todos, los códigos de barras están compuestos por barras verticales y paralelas entre sí y una serie de números en la parte inferior. Estos dos factores nos ayudan a identificar el producto y clasificarlo, además de proporcionar información relativa del producto en cuestión.

Toda la información que hay en un código de barras están codificados. ¿Qué quiere decir esto? Pues que vamos a necesitar un dispositivo especial para poder leer esta información como, por ejemplo, un lector de estos códigos, que es el aparato especializado en descodificar la información que contienen los códigos de barras para proporcionarnos una información legible y útil para nosotros, que posteriormente interpretaremos.

En definitiva, es un factor que está bastante unido a las tecnologías y, en ese sentido, las webs, las redes de comunicación, los dispositivos tecnológicos, sistemas informáticos especializados en este sentido, entre otros, son de gran ayuda para mejorar todo el paso de las mercancías por la cadena de suministro hasta llegar al cliente.

¿Qué sistemas de trazabilidad existen?

Dentro del método que la constituyen como una adición de los procedimientos autosuficientes que posibilitan la obtención información de la cadena de suministro en relación con la ubicación, la trayectoria y el historial de dicho/s producto/s a lo largo de la cadena entera, lo cual se hace posible a través de vías encargadas de conseguir y procesar esa información. Por tanto, para obtener una información completa y detallada de todos los aspectos relativos a un producto necesitaremos combinar varias herramientas o sistemas de este tipo:

Sistemas de identificación.

Sistemas de identificación del producto, de materias primas o para grabar los chips RFID, entre otros.

Sistemas para la captura de datos.

Sistemas para información sobre materias primas, captura de información en planta y en almacén.

Sistemas para la gestión de información.

Sistemas para imprimir etiquetas, para grabar chips RFID, para almacenar la información capturada previamente o para intercambiar la información con los sistemas de gestión empresariales.

Interventores en las operaciones logísticas de transporte

Existen un sinfín de empresas que, pese a que no se trata de su actividad principal, necesitan utilizar servicios de transporte de mercancías a diario. Un ejemplo de ello son los retailers: este tipo de empresas se encargan de vender directamente a otras empresas a través de un modelo B2B o B2C, por lo que dependen del transporte en cualquiera de las dos direcciones que pueden tomarse: necesitan a sus proveedores para conservar sus focos de distribución o depósitos organizados y provistos y a su vez dependen de los operadores de transporte para sustentar sus puntos de comercialización finales.

Existen empresas que tienen una actividad principal más afín con el transporte: nos referimos a los transportistas y proveedores de transporte (los denominados “intermediarios”). Este grupo está formado tanto por los transitarios como por los proveedores logísticos y las empresas de transporte. Este tipo de empresa se ve obligada a brindar siempre un servicio de gran calidad, ya que necesita fidelizar a sus mejores clientes y atraer a nuevos potenciales. Es decir, este tipo de empresa debe mantener un ritmo firme de envíos y entregas de mercancías para que nunca se queden sin los artículos que necesitan. Por ello, no pueden permitirse el lujo de cancelar envíos, sea por los motivos que sea (como no disponer de suficientes vehículos), ya que necesitan tener una óptima ratio de entregas y recogidas realizadas a tiempo. Además, los albaranes de entrega deben confirmarse sin falta, ya que son imprescindibles y facilitan un enfoque activo y efectivo en relación a solucionar los inconvenientes.

Trazabilidad, ¿cómo implantarla en la empresa?

Pero la cuestión es que muchas personas se han realizado es «¿qué necesito para tener una buena trazabilidad en mi negocio?». El implementar un sistema eficaz en el ámbito de la logística del transporte es aún difícil por diversos motivos. En primer lugar, nos enfrentamos a un sector industrial muy fraccionado donde los negocios no colaboran entre sí y no dan con las causas para cooperar en el desarrollo de un sistema de seguimiento estandarizado y efectivo que pueda aplicarse a todo el mercado. Para seguir, debido a esta situación la transparencia en el sector es escasa ya que los proveedores no facilitan a sus clientes el tiempo real sobre la ubicación de los pedidos, los transportes realizados o una información fiable.

La principal razón es debido a que las empresas que subcontratan a otros suministradores no quieren correr el riesgo de que sean los clientes que requieren sus servicios los que establezcan un contacto directo con los propios transportistas ya que podrían pasarles por alto y hacer ellos mismos el transporte necesario.

Trazabilidad: ¿por qué es tan importante?

La información sobre estos procedimientos es usada en todas las empresas que participan en operaciones logísticas de transporte. Están en el deber de todos los transportistas como de los intermediarios el asegurarse de que se gestiona de manera adecuada los envíos de sus clientes y de que estos cumplen con todo lo pactado sobre entregas y recogidas realizadas a tiempo. Después, por otra parte, se crea en los clientes la necesidad de poder acceder a un sistema que muestre estos procedimientos para poder asegurar que sus mercancías llegan siempre al cliente correcto y a tiempo para que el nivel de ventas se mantenga constante. Además, en un mundo como en el que vivimos el volumen de carga global es muy elevado y cualquier tipo de retraso supone perdidas en todas las partes involucradas. Es por ello por lo que estos procedimientos son fundamentales en toda la cadena. Mejora la productividad y optimiza las operaciones para garantizar un mejor servicio, así como retrasos o incidentes de cualquier tipo con el objetivo de que la carga siempre llegue segura.

Trazabilidad alimentaria

Por tanto, como podrás sacar en conclusión, estos procedimientos cuentan con muchas aplicaciones como un gran avance para nuestra empresa o negocio a modo de seguimiento de rastreo de los diversos artículos con los que trabajamos. En consecuencia de ello, se puede utilizar en diversos sectores o industrias. Uno de los sectores que más destacan es el de la industria alimentaria. Esto es así debido a que la gran parte de los alimentos tienen que configurar sistemas de seguimiento por norma. Y es que con la trazabilidad alimentaria se persigue la idea de dejar un registro constante del rastro por donde pasan todos los alimentos, a la vez que permitimos que el consumidor final obtenga toda la información correspondiente sobre dichos productos y la gestión de cualquier riesgo que pueda ocasionarse con los alimentos.

En conclusión, una trazabilidad adecuada y un seguimiento óptimo de la cadena de suministro va a provocar ciertas ventajas en lo relativo a los procesos logísticos relacionados con la expedición y con la recepción de la mercancía. Como breve resumen, podríamos comentar el objetivo principal de estos procedimientos como la coordinación y administración óptima de las acciones relacionadas con el control individual de cada partida y lote, así como de la evolución de dicha partida o producto, la detección y análisis de los problemas y el correspondiente perfeccionamiento de la administración de stocks y productos que se encuentran almacenados en nuestras instalaciones.